一、数字时代的特征
当今的IT产业发展一日千里,世界已进入数字时代。数字文件具有的便于存储、分发、检索、修改、等等的优越特性使它的应用日益广泛。而传统的纸制文件不受环境条件的限制和广泛的信息资源又使它具有不可替代的位置,它不会因为数字文件的产生而消亡。
二十一世纪随着计算机的发展,网络的广泛应用及配套设备的发展,现代办公自动化的概念和以往已有本质的区别。由于网络的特点是资源的共享以减少重复劳动及资源的重复配置,因此现代OA产业已经紧紧的依附于网络与网络共同发展、共同进步。并成为IT产业有效的组成部分。
二、 数字时代办公与传统办公的区别
由于技术的原因,传统办公要实现高效率就要大量配置复印机、传真机、打印机、扫描仪。其资源的利用率是极其底下的。同时由于大量的办公设备需要相应管理以及不同的消耗材料,这样就需要企业投入大量的人力物力,其费用会直线上升。在现代激烈竞争下各个行业的利润水平下滑的条件下,如何控制经营成本就是企业成败的关键。
现代数字化的办公产品由于与网络的紧密结合使企业在充分利用计算机网络信息共享的同时办公设备共享,减少人力物力的投入。
三、 数码办公设备与传统办公设备的区别
传统办公设备顾名思义,复印机就是用于复印,传真机就是用于传真,诸如此类设备的利用率极其低下。随着计算机的发展,使处理大量数据不再需要庞大、复杂的部件,由一个个小小的高度集成的集成电路组成的电路板就能完成。这样使办公设备设计的原理有了本质的提升。同一设备不再是简单的完成一种工作,而是高度复杂的集合体,并依附于网络实现以往想都不敢想的功能。一台数码复印机不仅是复印机,通过增加选购件增加传真、打印、网络传真、网络打印、网络扫描等功能。
数码办公设备不单是个简单的集合体,其相对传统办公设备具有以下优点:
1、 设备的高功能性大大节约了成本和时间
数码机由于其先进的功能,其占用空间虽小,但完成的功能及工作量巨大,同时大大节约了成本和时间。一个拥有复印、打印、传真等多功能的数码机,所有功能均使用相同的用户界面,便于操作。同时减少了办公人员在各种设备之间的走动,彻底改变了办公人员在walk & wait之间形成业务流程的瓶颈困境。
2、 设备的可升级性可根据工作效率、办公室生产力的需要而升级
传统办公设备由于设计原因一旦定型后改进的余地不大,随着使用者的要求的不断增加其产品不断淘汰。数码办公设备则可通过增加选购件(如打印、扫描、传真、网络打印等)以及软件的下载来实现设备的改进与功能的增加。
3、 设备的网络资源共享功能改善办公方式与环境
数码机通过选购网络功能,可实现网络打印、网络传真、扫描等功能,从而实现资源共享、文件共享、信息共享,甚至互连网的资源共享。
4、设备的易维护性节约工作量、节约费用
由于传统办公设备的功能单一,比如复印机、传真机、打印机等设备均需要不同的维修商及维修员、不同的零配件及消耗材料,不但造成维护困难,更大大增加了成本和时间。而数码机由于采用共同的设备供应商、共同的保修合同、共同的耗材及配件,使设备非常便于维护。 |